Tijdens de Groenlicht presentatie is er naar voren gekomen dat er wat onduidelijkheden waren in mijn documentatie. Één van die onduidelijkheden was de af kadering van mijn probleem. Het is ontzettend belangrijk om dit goed te communiceren, omdat ik moet kunnen aantonen dat ik de problemen met mijn product heb opgelost.
Mijn eerste probleemstelling heb ik geschreven tijdens de verkenfase. Het is niet zo dat ik in deze latere fase van het project een nieuwe probleemstelling heb geschreven. Ik heb de losse informatie van het probleem samengevoegd en herschreven in de hoop het duidelijker te communiceren en afbakenen.
Onderstaande design challenge is de laatste, meest recente revisie. Alle revisies met bijbehorende annotaties zijn te lezen bij Design Challenge.
Sinds ik het concept van een dashboard aan het uitwerken ben, kan ik meerdere problemen binnen SenS Online Solutions oplossen. Daarnaast wordt de externe communicatie naar klanten ook verbetert met een nieuw planning systeem én een nieuwe flow voor het inplannen van afspraken.
Hoe kan een digitaal interactief product ervoor zorgen dat de jonge professionals werkzaam SenS Online Solutions snel, efficiënt en flexibel afspraken beheren, afspraken inplannen en status updates versturen, zodat zowel de interne als externe communicatie verbetert?
Door corona hebben veel bedrijven werk gemaakt van het thuiswerken. Ten opzichte van twee jaar eerder zijn de mogelijkheden om thuis te werken en online te vergaderen bijna verdubbeld van 52% naar 94%. Bijna alle bedrijven bieden goede thuiswerk voorzieningen aan. Het aantal bedrijven dat medewerkers flexibele werktijden biedt, is gestegen. Veel van de maatregelen zijn geboren uit noodzaak, maar blijven na de coronacrisis hangen. Uit eerder onderzoek blijkt dat medewerkers door thuiswerken productiever zijn en meer ruimte hebben om werk en privé te combineren.
Het is jammer dat veel (bedrijfs)software niet is meegegaan met deze veranderingen. Hoe flexibeler het werken wordt, hoe stugger de programma’s zijn om te gebruiken. Veel software om afspraken mee in te plannen en planningen mee te beheren hebben hier ook last van.
E-mail is niet altijd het optimale platform om te communiceren. Wanneer mail conversaties te lang doorgaan, wordt het heel snel onoverzichtelijk. Ook is het vaak lastig om een conversatie terug te vinden in een lange lijst met mail. Zeker als je meer dan 50 mailtjes per dag ontvangt. Zelfs met de zoekfunctie is het dan niet altijd even gemakkelijk terug te vinden. Het organiseren van e-mail is niet eenvoudig en kost doorgaans best wat tijd. Je kunt je eigen mails onderbrengen in mappen of labels, maar hoe zit het bij de verzender? Er bestaat geen gezamenlijk georganiseerde omgeving, om nog maar te zwijgen over het organiseren en structureren van bestanden en documenten.
Als ik online kijk naar tips om de interne communicatie te verbeteren, komt vrijwel altijd naar voren dat er een intern platform voor gebruikt moet worden. Mail is niet laagdrempelig genoeg voor snelle interne communicatie. Zeker niet voor een doelgroep als jong professionals. Chat programma’s als Teams, Yammer of Slack worden steeds populairder. Wel wordt mail nog veel gebruikt voor externe communicatie. Het is nog steeds gebruikelijk om een e-mail binnen een werkdag te beantwoorden in plaats van binnen een uur, wat de meeste chat programma’s wel over zich afroepen.
De meeste planning tools voor het beheren van afspraken vertrouwen nog steeds op e-mail. Met het langzaam verdwijnen van e-mail voor de interne communicatie, zullen er alternatieven moeten komen.
Het probleem is eigenlijk op te delen in drie losse problemen die overeenkomsten hebben met elkaar. Ik beschrijf hieronder eerst de problemen en daarna de overeenkomsten.